Thema

Wetgeving en ad­mi­ni­stra­tie

De wet bepaalt dat elke vrijwilliger volgende informatie moet krijgen, voor hij met zijn activiteit start.

• Wat is het doel van de organisatie? Waar zijn jullie mee bezig?
• Zijn jullie een vzw, feitelijke vereniging, gemeentebestuur…?
• Welke verzekering hebben jullie afgesloten?
• Krijgt een vrijwilliger zijn onkosten terugbetaald? Welke, hoeveel en hoe?
• Elke vrijwilliger moet zich houden aan de discretieplicht en soms ook aan de plicht tot geheimhouding.

Hoe moet je je vrijwilligers informeren?

Dat kies je zelf: op papier, per e-mail, op je website, met een affiche in je lokalen, wat dan ook. Vrijwilligers informeren kan individueel of in groep. Je moet wel kunnen bewijzen dat elke vrijwilliger alle informatie gekregen heeft die nodig is.

Ga een stapje verder

Breng je vrijwilligers op de hoogte over de regelgeving in het vrijwilligerswerk via ons infoboekje.

Streef ernaar om de kosten voor vrijwilligers tot een minimum te beperken zodat financiële beperkingen geen belemmering vormen voor mensen om vrijwilligerswerk te doen. Als organisatie beslis je zelf of je kosten van je vrijwilligers vergoedt. De vrijwilliger heeft er niet automatisch recht op. Overweeg om een redelijke onkostenvergoeding aan te bieden om de kosten van vrijwilligers te dekken. Luister naar de vrijwilligers en wees bewust van hun financiële beperkingen. Communiceer openlijk en begripvol over de kosten en bied ondersteuning waar mogelijk.  

Onderscheid tussen onkosten en beloning

Zorg ervoor dat de vergoedingen strikt beperkt zijn tot het dekken van daadwerkelijk gemaakte kosten en niet als een beloning of vervanging van een regulier salaris worden gezien.  

Kies een systeem om de onkosten terug te betalen

Je maakt aan het begin van het engagement afspraken met je vrijwilligers over kostenvergoedingen. Je geeft aan of de vrijwilliger een kostenvergoeding krijgt of niet, en binnen welk systeem.  

• De gewone forfaitaire kostenvergoeding: Deze vergoeding is een vast bedrag, waar geen bewijsstukken voor nodig zijn. Ze kan eventueel aangevuld worden met een beperkte kilometervergoeding. Deze laatste is beperkt tot 2000 km, behalve voor vrijwilligers die regelmatig personen vervoeren.  
  Hier vind je het maximumbedrag per dag en per jaar.
• De reële kostenvergoeding met bewijsstukken, waaronder de kilometervergoeding. 
  Hier vind je het jaarlijks maximumbedrag van de kilometervergoeding.
  Hier vind je het jaarlijks maximumbedrag van de fietsvergoeding.
• De verhoogde forfaitaire kostenvergoeding is van toepassing voor bepaalde sectoren en kan eventueel aangevuld worden met een kilometervergoeding. 
  Hier vind je het maximumbedrag per dag en per jaar.

Plafond voor vergoedingen 

Bij een forfaitaire vergoeding moet je als organisatie goed bijhouden dat vrijwilligers het dagmaximum en het jaarmaximum niet overschrijden. Deze maximumbedragen worden jaarlijks geïndexeerd. Bij een reële kostenvergoeding is er geen maximumbedrag.   

Enkele regels en uitzonderingen

• Vrijwilligers die een reële vergoeding ontvangen, kunnen die niet combineren met de forfaitaire vergoedingen. Eén uitzondering: iemand met een forfaitaire vergoeding kan ook een kilometervergoeding ontvangen.   
• Een organisatie kan wel verschillende kostenvergoedingssystemen toepassen voor verschillende vrijwilligers.  
• Sommige vrijwilligers krijgen kostenvergoedingen van verschillende organisaties. Daar heb je niet altijd controle over, maar verwittig vrijwilligers dat ze de systemen ook dan niet mogen combineren.  
• Wijs de vrijwilliger erop dat het maximum jaarbedrag van de forfaitaire kostenvergoeding absoluut is, ongeacht in hoeveel organisaties de vrijwilliger actief is.
• De afspraken die je maakt over de kostenvergoeding gelden ten minste voor het lopende kalenderjaar. Als je de afspraken wijzigt, moet je de vrijwilligers hiervan op de hoogte brengen in het kader van de informatieplicht. Wijzigingen kunnen pas toegepast worden vanaf een volgend kalenderjaar.  
• Bestuurders kunnen volgens de Vrijwilligerswet perfect kostenvergoedingen ontvangen, op voorwaarde dat het echt gaat om gemaakte kosten. Zitpenningen of presentiegelden zijn geen kostenvergoedingen, en moeten aangegeven worden bij de belastingen.  

Duidelijke procedures

Zorg voor een heldere procedure voor het indienen van onkosten en het verkrijgen van vergoedingen. Informeer ook of er een vastgestelde termijn is wanneer vergoedingen worden uitbetaald. Je betaalt de vergoeding van de vrijwilliger best op regelmatige basis uit en bij voorkeur in hetzelfde kalenderjaar waarop deze forfaitaire kostenvergoeding betrekking heeft.  

Communicatie en transparantie

Maak het onkostenvergoedingenbeleid bekend aan alle vrijwilligers en zorg ervoor dat zij volledig op de hoogte zijn van de regels en procedures.  

Modeldocumenten

Ben je op zoek naar een voorbeeld om zelf een sluitende informatienota voor de vrijwilligers in je organisatie op te stellen? Wil je een kant-en-klare kostennota voor forfaitaire of reële kostenvergoedingen?  

Nederlandstalige modeldocumenten   

Download en bewerk de modeldocumenten van het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk.   

Franstalige modeldocumenten   

Download en bewerk de modeldocumenten van het PFV.   

Veel organisaties en projecten willen met de hulp van vrijwilligers hun doel verwezenlijken. Mag jouw organisatie met vrijwilligers werken?

Je mag met vrijwilligers werken in...

• een vzw (bv. Awel, Cultureghem…)
• een feitelijke vereniging (bv. straatcomité, dartsclub… )
• een vereniging van openbaar nut (bv. Het Rode Kruis)
• een openbaar bestuur (bv. gemeente, OCMW, school, bibliotheek…)
• een coöperatie erkend als Sociale Onderneming dat onder de rechtspersonenbelasting valt

Een bedrijf, een fabriek, een nv, een café, enz. mogen niet met vrijwilligers werken.

Wafels, tombolakaartjes of stickers verkopen om geld in te zamelen voor een goed doel of om activiteiten te kunnen organiseren, mag natuurlijk wel!

Tijdens het vrijwilligerswerk kan er iets fout gaan. Zorg dat je vrijwilliger goed verzekerd is. De vrijwilligerswet en het decreet hebben de bedoeling vrijwilligers beter te beschermen. Ze lopen soms risico’s door hun vrijwilligerswerk, die je kan beperken met een goede vrijwilligersverzekering. Heel wat organisaties hebben zelfs een verzekeringsplicht.

Welke organisaties hebben verzekeringsplicht?

• Alle private en publieke rechtspersonen die onder de vrijwilligerswet vallen (vzw, stichting, openbaar bestuur).
• Een aantal feitelijke verenigingen, namelijk zij die afhangen van een koepelorganisatie of betaald personeel tewerkstellen.
• Koepelverenigingen met lokale afdelingen die als feitelijke vereniging werken, hebben verzekeringsplicht voor de vrijwilligers in die afdelingen.

In feitelijke verenigingen, los van een koepel en zonder betaald personeel, genieten vrijwilligers geen immuniteit. Deze organisaties hebben geen verzekeringsplicht. Met de gratis verzekering voor vrijwilligers kunnen ze hun vrijwilligers toch gemakkelijk en goed beschermen.

OPGELET: Sluit je toch geen verzekering af voor je vrijwilligers, neemt dat de aansprakelijkheid van de organisatie niet weg.

In heel wat gevallen ben je als organisatie verplicht om je vrijwilligers te verzekeren tegen burgerrechtelijke aansprakelijkheid. Maar ook als je geen verzekeringsplicht hebt, is het verstandig om je vrijwilligers goed te beschermen. Dat kan met de gratis Vlaamse vrijwilligersverzekering. Je hebt als erkende organisatie recht op 1000 gratis vrijwilligersuren. 

Voor wie?

Deze verzekering komt ten gunste van de vrijwilligers actief in vrijwilligersorganisaties in heel Vlaanderen en Brussel (als de voertaal Nederlands is), zonder betaald personeel. De verzekering kan alleen aangevraagd worden door:

• feitelijke verenigingen
• startende vzw's
• vzw's zonder personeel
• lokale afdelingen van een koepel (enkel bij extra activiteiten, voor vaste activiteiten heeft de koepel verzekeringsplicht)

Hoe werkt het?

Je hebt een geldig erkenningsnummer nodig, waarmee je de activiteiten vooraf kan verzekeren. Vraag online je erkenningsnummer aan op www.vrijwilligersverzekering.vlaanderen.be. Ten laatste na drie weken ontvang je een antwoord van het Vlaams Steunpunt voor Vrijwilligerswerk. De erkenningsperiode bedraagt 12 maanden vanaf de dag van toekenning.

Een activiteit of een wijziging van een activiteit moet minstens 48 uren voor de start ervan worden doorgegeven. De activiteit is verzekerd als je een bevestigingsmail ontvangt.

Meer info

Lees alles over de verzekeringsplicht en de gratis vrijwilligersverzekering op www.vrijwilligersverzekering.vlaanderen.be van het Vlaams Steunpunt vrijwilligerswerk. Je kan met je vragen terecht bij verzekering@vsvw.be

Vanaf 1 februari 2023 moet iedereen die met kinderen of jongeren wil werken, een uittreksel uit het strafregister voorleggen waarmee hij of zij een nieuwe overeenkomst afsluit. 

Deze verplichting geldt

1. als de activiteit valt onder opvoeding, psycho-medisch-sociale begeleiding, hulpverlening aan de jeugd, kinderbescherming, animatie of begeleiding van minderjarigen
2. én deze persoon op structurele basis rechtstreeks contact zal hebben met minderjarigen
3. én deze persoon meerderjarig is op het moment dat hij/zij start
4. én in de gevallen zoals omschreven in het decreet

Omdat het gaat om een Vlaams Decreet is het enkel van toepassing op organisaties die onder de bevoegdheid van de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaams Gewest vallen.

Wat verstaan we onder structurele basis?

Om na te gaan of er 'op structurele basis' contact is met minderjarigen, moet je kijken naar het daadwerkelijke contact dat plaatsvindt. 

Kijk, om de regelmatigheid te beoordelen, zeker niet enkel naar de duur van de overeenkomst. Ook een overeenkomst van korte duur kan tot regelmatig contact leiden. Het hoeven ook niet steeds dezelfde (groep van) minderjarigen te zijn.

Is er een uitzondering op deze verplichting?

Ja, voor organisaties die actief zijn in het jeugdwerk geldt er voor de vrijwilligers (voor de anderen dus wel) geen verplichting om een attest voor te leggen. Er zijn evenwel ook nog andere uitzonderingen, die je kan terugvinden in het decreet.

Met jeugdwerk wordt in deze context bedoeld;  het sociaal-cultureel werk op basis van niet commerciële doelen voor of door de jeugd van drie tot en met dertig jaar, in de vrije tijd, onder educatieve begeleiding en ter bevordering van de algemene en integrale ontwikkeling van de jeugd die daaraan deelneemt op vrijwillige basis.

Het is niet omdat er hier geen verplichting geldt voor de vrijwilligers, dat je geen maatregelen kan nemen.

Het Decreet stelt ‘voor elke nieuwe medewerker’, moeten we de huidige/bestaande medewerkers dan niet controleren?

Als je het Decreet letterlijk leest, klopt dat, maar we lezen toch enkele nuances:

• als de medewerker al langer actief is in de organisatie, maar van functie verandert kan men de controle uitvoeren (opgelet: het decreet legt vast in welke gevallen je dit moet doen);
• maar de controle kan ook uitzonderlijk opnieuw worden uitgevoerd indien daar een gegronde indicatie voor is.

In het decreet en in de sectorale draaiboeken wordt dit meer gedetailleerd uitgewerkt.

Wie moet de controle uitvoeren?

Dat is omschreven in de draaiboeken die uitvoering geven aan dit Decreet. We kunnen uit de tekst  afleiden dat het dus best iemand is die een verantwoordelijkheid heeft in de organisatie, erover waakt dat de vertrouwelijkheid gegarandeerd is én de spelregels inzake GDPR opgevolgd.

Vermits het gaat om vertrouwelijke informatie is het goed om binnen de organisatie een goed beleid te ontwikkelen over wie bevoegdheid heeft op de controle, wie er allemaal betrokken bij wordt. Maak afspraken over hoe je de informatie verder behandelt.

Hoe kan de vrijwilliger het uittreksel (MODEL 596.2) opvragen?

Via de stad/gemeente. Vraag het juiste model op bij de gemeente waar je ingeschreven bent in het bevolkingsregister. Het gaat hier over model 596.2 ('minderjarigenmodel') dat je nodig hebt voor specifieke activiteiten waarbij er contact is met minderjarigen.

In sommige gemeentes worden kosten aangerekend voor het afleveren van het uittreksel.

• Vraag zeker na of er een vrijstelling is indien het voorleggen van het document verplicht is door een decreet.
• Als het om vrijwilligerswerk gaat, is er soms een vrijstelling van de kost. Geef dit zeker door bij je aanvraag.

Hoe beoordeel je het uittreksel? 

Het uittreksel is blanco

• Er is geen beoordeling nodig. Je kan de persoon aanstellen, ook voor activiteiten met minderjarigen.

Het uittreksel is niet-blanco

• Een beoordeling is noodzakelijk.
  Hou er rekening mee dat een vermelding op het uittreksel strafregister niet sowieso betekent dat die persoon een gevaar vormt voor minderjarigen. Het is mogelijk dat bepaalde vermeldingen geen invloed hebben op de omgang met minderjarigen.
  • De vermeldingen hebben geen invloed op de functie
    Bijvoorbeeld: verkeersovertredingen, fraude…
    • Enkel registratie van naam en datum van de controle
    • Inhoud van het uittreksel niet bewaren
  • De vermeldingen hebben wel invloed op de functie
    Bijvoorbeeld: dealen van drugs (aan minderjarigen), gebruik van geweld, aanranding van de eerbaarheid…
    • De persoon niet aanstellen
    • Inhoud van het uittreksel niet bewaren
    • Wel registreren dat de controle op het uittreksel strafregister werd uitgevoerd (naam en datum)
       
• Hou bij de beoordeling van het uittreksel uit het strafregister rekening met een aantal elementen:
  1. Contextuele gegevens: feiten, verdere levensloop (bv. werk, andere veroordelingen of ervaringen…), specifieke context van de functie waarvoor de betrokkene wordt aangeworven…
  2. Tijdsverloop: de leeftijd van de veroordeelde en hoe lang geleden de feiten gebeurd zijn, kunnen de beoordeling beïnvloeden. Bijvoorbeeld een eenmalige veroordeling voor slagen en verwondingen op 20-jarige leeftijd op een uitgaansavond.
  3. Functie: is de veroordeling wegens feiten t.a.v. een minderjarige? Bijvoorbeeld veroordeling wegens boekhoudkundige fraude.
  4. Andere elementen die relevant kunnen zijn.

Moet je bijhouden wat er op het uittreksel staat? 

Nee, je mag het uittreksel of notities over de inhoud van het uittreksel niet bijhouden. Enkel de datum van controle (en wie de controle uitvoerde) mag je bijhouden. Zo kan je snel zien of iemand binnen je organisatie in het afgelopen jaar al werd gecontroleerd.

Kan een asielzoeker of erkende vluchteling ook een uittreksel uit het strafregister aanvragen?

Personen met een tijdelijke verblijfsvergunning zijn ingeschreven in het vreemdelingenregister. In dat geval hebben zij een vaste woon- en verblijfplaats en zijn ze ingeschreven in een gemeente. Bijgevolg kunnen zij een uittreksel bij die gemeente opvragen.

Asielzoekers in procedure zijn ingeschreven in het wachtregister. Zij kunnen een uittreksel uit het strafregister aanvragen bij het Centraal Strafregister.

Wat als iemand geen minderjarigenmodel kan voorleggen? 

Als de vrijwilliger geen minderjarigenmodel kan verkrijgen bij zijn gemeente, mag hij een gelijkaardig document uit het land van herkomst voorleggen. Maar ook dat is soms niet mogelijk. Vb. Het land van herkomst heeft geen gelijkaardig document, of de vrijwilliger kan dit niet veilig opvragen omdat hij vluchteling is.  

Heeft de vrijwilliger naar best vermogen geprobeerd om aan de controleverplichting te voldoen, maar kan hij toch geen geldig document voorleggen?  Dan is dit voor de vrijwilligersorganisatie een geldige reden om de controleverplichting uitzonderlijk niet door te voeren.  

Veilig vrijwilligerswerk  

De verplichting tot controle mag niet leiden tot een vals gevoel van veiligheid. Wie eventueel feiten pleegde maar nog niet veroordeeld werd of een uitspraak afwacht, kan een blanco document tonen. Daarom is het belangrijk om ook andere maatregelen te nemen om feiten te vermijden. Werk als organisatie zelf een sterk beleid uit rond veiligheid en pas dit adequaat toe!

Bron: Fedasil, Vlaanderen Vrijwilligt, Agentschap Integratie en Inburgering